E-Rechnung
Empfangen müssen Sie E-Rechnungen längst. Versenden müssen die meisten Unternehmen ab dem 1. Januar 2027. Hier steht, was wann gilt — und wie daraus statt Mehrarbeit weniger Arbeit wird.
seit 1.1.2025
Jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen können. Hierfür gibt es keine Schonfrist und keine Ausnahme, auch nicht für Kleinunternehmer. Wer technisch nicht empfangen kann oder die Annahme verweigert, hat laut BMF kein Anrecht auf eine sonstige Rechnung — die Pflicht des Ausstellers gilt trotzdem als erfüllt, wenn er sich nachweislich um die Übermittlung bemüht hat.
bis 31.12.2026
In dieser Zeit darf jeder Rechnungssteller statt einer E-Rechnung noch eine sonstige Rechnung ausstellen. Diese Übergangsfrist läuft für die meisten Unternehmen jetzt aus.
ab 1.1.2027
Wer im Vorjahr mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz hatte, muss im B2B-Inland E-Rechnungen ausstellen. Kleinere Unternehmen haben noch bis zum 31.12.2027 Zeit, ebenso nicht normkonforme EDI-Verfahren.
ab 1.1.2028
Die Übergangsregelungen enden. Jede B2B-Inlandsrechnung muss dann strukturiert nach EN 16931 ausgestellt sein.
Dann haben Sie mehr Zeit — aber nur beim Versenden. Es kommt darauf an, welcher der beiden Fälle Sie sind; sie werden regelmäßig verwechselt.
Umsatz bis 800.000 €
Lag Ihr Gesamtumsatz im Vorjahr nicht über 800.000 Euro, dürfen Sie bis zum 31.12.2027 weiter sonstige Rechnungen ausstellen — ein Jahr länger als größere Unternehmen. Ab dem 1.1.2028 gilt die Pflicht auch für Sie. Das ist ein Aufschub, keine Ausnahme.
Kleinunternehmer (§ 19 UStG)
Das ist, wer im Vorjahr unter 25.000 Euro blieb und im laufenden Jahr unter 100.000 Euro bleibt. Deren Rechnungen dürfen laut § 34a UStDV immer als sonstige Rechnung übermittelt werden — keine Übergangsfrist, sondern eine dauerhafte Ausnahme.
Diese beiden Fälle werden am häufigsten verwechselt, deshalb ein Beispiel: Eine GmbH mit 50.000 Euro Umsatz ist kein Kleinunternehmer — nicht wegen der Rechtsform, sondern weil 50.000 über der Vorjahresgrenze von 25.000 Euro liegen. Sie fällt in den ersten Fall: Aufschub bis Ende 2027, ab 2028 Pflicht. Dieselbe GmbH mit 20.000 Euro Umsatz wäre sehr wohl Kleinunternehmer und dauerhaft befreit. Das Gesetz kennt hier keine Rechtsform, nur Umsatz — eine GmbH kann Kleinunternehmer sein, ein Einzelunternehmen kann es längst nicht mehr sein.
Das klingt falsch, und der Irrtum ist verbreitet: Eine Kapitalgesellschaft und „klein“ — passt das? Umsatzsteuerlich ja. Verwechselt wird es mit dem Kleingewerbetreibenden aus dem Handelsrecht — und der kann tatsächlich nie eine GmbH sein, weil die nach § 6 HGB immer Formkaufmann ist, egal wie klein das Geschäft ist. Zwei Begriffe, zwei Rechtsgebiete: Kleingewerbe ist Handelsrecht, Kleinunternehmer ist Umsatzsteuerrecht. Für die E-Rechnung zählt nur der zweite, und dort definiert § 2 UStG den Unternehmer ausdrücklich „unabhängig davon, ob er nach anderen Vorschriften rechtsfähig ist“.
Ein Haken bleibt: Wer auf die Kleinunternehmerregelung verzichtet hat — was viele wegen des Vorsteuerabzugs tun —, ist auch kein Kleinunternehmer mehr und damit nicht befreit. Wenn Sie unsicher sind, welcher Fall Sie sind: Das weiß Ihre Steuerberatung sicher, wir raten dazu nicht.
Was in beiden Fällen gilt: Empfangen müssen Sie können — seit dem 1. Januar 2025, ohne Ausnahme, auch als Kleinunternehmer. Wer Ihnen eine E-Rechnung schickt, hat seine Pflicht erfüllt; ob Sie damit umgehen können, ist Ihre Sache.
Und eine Falle, die im Übergang teuer wird: Papier dürfen Sie ohne Weiteres verschicken — ein PDF nur, wenn der Empfänger zustimmt. Wer stillschweigend auf PDF umstellt, weil das ja digital sei, steht schlechter da als mit Papier.
Das ist der Irrtum, der am meisten Geld kostet. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach der Norm EN 16931 — maschinell auslesbar, nicht bloß digital. Ein Papierausdruck und ein einfaches PDF sind laut Bundesfinanzministerium ausdrücklich eine sonstige Rechnung, keine E-Rechnung. Wer sein PDF für erledigt hält, hat die Umstellung nicht gemacht.
In Deutschland erfüllen vor allem zwei Formate die Anforderungen: XRechnung — reines XML, verbreitet im öffentlichen Auftragswesen — und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, ein PDF mit eingebettetem XML, das Mensch und Maschine gleichzeitig lesen können. Bei ZUGFeRD gilt ein Detail, das gern übersehen wird: Die Profile MINIMUM und BASIC-WL reichen umsatzsteuerlich nicht aus. Wer damit versendet, erfüllt die Pflicht nicht — obwohl überall ZUGFeRD draufsteht.
Ein Postfach einzurichten dauert einen Nachmittag. Danach fängt die eigentliche Arbeit an: Die Rechnung muss geprüft, kontiert, freigegeben und archiviert werden — revisionssicher, mit dem strukturierten Datensatz als führendem Original. Genau hier entsteht der Stau. Viele Betriebe erfüllen die Empfangspflicht formal und tippen die XML-Daten anschließend von Hand ab. Das ist teurer als vorher.
Eingehende Rechnungen — ob XRechnung, ZUGFeRD, PDF oder Papierscan — nehmen wir automatisch an, lesen sie aus und kontieren sie: Lieferant, Betrag, Steuer, Sachkonto, Kostenstelle. Ausgehend erzeugen und versenden wir im geforderten Format, inklusive Freigabe-Workflow, Dublettenprüfung und Übergabe an die Buchhaltung. Was Stunden bis Tage gekostet hat, läuft in Sekunden.
Möglich macht das Prozess-Know-how aus Sales und Finance plus Erfahrung mit DATEV, SAP und Oracle — wir verstehen den Beleg, das Konto und den Prozess dahinter, nicht nur die Technik. Und die Erkennung läuft lokal bei uns (Regex, OCR, eigene KI), nicht in einer fremden Cloud: Ihre Rechnungen verraten Umsätze, Margen und Lieferanten — die gehören nicht auf fremde Server.
Mehr dazu im Leistungsüberblick, oder direkt im Gespräch.
Alles auf dieser Seite lässt sich nachlesen — hier stehen die Stellen, auf die wir uns berufen. Wer einen Dienstleister zur E-Rechnung anhört, sollte genau das verlangen können.
Stand: Juli 2026. Diese Seite gibt den Sachstand wieder und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Für Ihren Einzelfall — etwa die Frage, ob die 800.000-Euro-Grenze auf Sie zutrifft — sprechen Sie mit Ihrer Steuerberatung; für die technische Umsetzung sprechen Sie mit uns.