Obligația de facturare electronică intră în vigoare în etape
Această pagină se referă la obligația germană de facturare electronică — nu la sistemul românesc e-Factura al ANAF. În Germania sunteți de mult timp obligați să primiți facturi electronice; majoritatea întreprinderilor vor trebui să le trimită începând cu 1 ianuarie 2027. Aici aflați ce se aplică și când — și cum din aceasta rezultă mai puțină muncă în loc de mai multă.
Ce se aplică și când
din 1 ianuarie 2025
Primirea — fără perioadă de tranziție
Fiecare întreprindere din țară trebuie să poată primi facturi electronice. Pentru aceasta nu există nicio perioadă de grație și nicio excepție, nici măcar pentru micii întreprinzători (Kleinunternehmer). Cine nu poate primi din punct de vedere tehnic sau refuză acceptarea nu are, potrivit Ministerului Federal de Finanțe (BMF), dreptul la o factură de alt tip — obligația emitentului este totuși considerată îndeplinită dacă poate dovedi că a încercat transmiterea.
până la 31 decembrie 2026
Trimiterea — hârtia și PDF-ul încă permise
În această perioadă, orice emitent de facturi mai poate emite o factură de alt tip în locul unei facturi electronice. Această perioadă de tranziție se încheie acum pentru majoritatea întreprinderilor.
de la 1 ianuarie 2027
Obligația de trimitere de la o cifră de afaceri de 800.000 €
Cine a avut în anul precedent o cifră de afaceri totală de peste 800.000 de euro trebuie să emită facturi electronice în tranzacțiile B2B interne. Întreprinderile mai mici au timp până la 31 decembrie 2027, la fel ca și procedurile EDI neconforme cu standardul.
de la 1 ianuarie 2028
Obligația de trimitere pentru toți
Regimurile tranzitorii se încheie. Fiecare factură B2B internă trebuie emisă atunci într-o formă structurată conform EN 16931.
Și dacă vă aflați sub 800.000 de euro?
Atunci aveți mai mult timp — dar numai la trimitere. Depinde în care dintre cele două cazuri vă încadrați; ele sunt confundate frecvent.
Cifră de afaceri de până la 800.000 €
O amânare de un an
Dacă cifra dumneavoastră de afaceri totală din anul precedent nu a depășit 800.000 de euro, puteți continua să emiteți facturi de alt tip până la 31 decembrie 2027 — cu un an mai mult decât întreprinderile mari. De la 1 ianuarie 2028 obligația se aplică și dumneavoastră. Aceasta este o amânare, nu o scutire.
Mic întreprinzător / Kleinunternehmer (§ 19 UStG)
Scutit permanent — de la emitere
Este vorba despre cine a rămas sub 25.000 de euro în anul precedent și rămâne sub 100.000 de euro în anul în curs. Conform § 34a UStDV, facturile acestora pot fi transmise întotdeauna ca factură de alt tip — nu o perioadă de tranziție, ci o scutire permanentă.
Aceste două cazuri sunt confundate cel mai des, de aceea un exemplu: Un GmbH cu o cifră de afaceri de 50.000 de euronu este un Kleinunternehmer — nu din cauza formei juridice, ci pentru că 50.000 depășește pragul din anul precedent de 25.000 de euro. Se încadrează în primul caz: amânare până la sfârșitul anului 2027, iar din 2028 obligație. Același GmbH cu o cifră de afaceri de 20.000 de euro ar fi într-adevăr Kleinunternehmer și scutit permanent. Aici legea nu ține cont de forma juridică, ci doar de cifra de afaceri — un GmbH poate fi Kleinunternehmer, în timp ce o întreprindere individuală de mult nu mai poate fi.
Sună greșit, iar confuzia este răspândită: o societate de capital și „mică” — se potrivește? Din punct de vedere al TVA-ului, da. Se confundă cu micul comerciant (Kleingewerbetreibender) din dreptul comercial — iar acela nu poate fi niciodată un GmbH, deoarece, conform § 6 HGB, un GmbH este întotdeauna comerciant în virtutea formei juridice (Formkaufmann), oricât de mică ar fi afacerea. Doi termeni, două domenii juridice: micul comerț (Kleingewerbe) ține de dreptul comercial, Kleinunternehmer ține de dreptul TVA-ului. Pentru factura electronică contează doar al doilea, iar acolo § 2 UStG definește întreprinzătorul în mod expres „indiferent dacă acesta are capacitate juridică conform altor dispoziții”.
Rămâne un aspect: cine a renunțat la regimul pentru micii întreprinzători (Kleinunternehmerregelung) — ceea ce mulți fac din cauza deducerii TVA-ului — nu mai este nici el Kleinunternehmer și, prin urmare, nu este scutit. Dacă nu sunteți sigur în care caz vă încadrați: consultantul dumneavoastră fiscal știe cu siguranță, noi nu oferim consultanță în această privință.
Ce se aplică în ambele cazuri: trebuie să le puteți primi — din 1 ianuarie 2025, fără excepție, chiar și în calitate de Kleinunternehmer. Cine vă trimite o factură electronică și-a îndeplinit obligația; dacă o puteți procesa este responsabilitatea dumneavoastră.
Și o capcană care devine costisitoare în perioada de tranziție: hârtia o puteți trimite fără probleme — un PDF numai dacă destinatarul este de acord. Cine trece în mod tacit la PDF pentru că acesta este, totuși, digital stă mai prost decât cu hârtia.
Un PDF nu este o factură electronică
Aceasta este confuzia care costă cei mai mulți bani. O factură electronică este un set de date structurat conform standardului EN 16931 — care poate fi citit automat, nu doar digital. Un exemplar tipărit pe hârtie și un simplu PDF sunt, potrivit Ministerului Federal de Finanțe ↗, în mod expres o factură de alt tip, nu o factură electronică. Cine consideră că PDF-ul său este suficient nu a făcut trecerea.
În Germania, îndeosebi două formate îndeplinesc cerințele: XRechnung — XML pur, răspândit în achizițiile publice — și ZUGFeRD de la versiunea 2.0.1, un PDF cu XML încorporat, pe care omul și mașina îl pot citi simultan. La ZUGFeRD există un detaliu ușor de trecut cu vederea: profilurile MINIMUM și BASIC-WLnu sunt suficiente din punct de vedere al TVA-ului. Cine trimite cu acestea nu își îndeplinește obligația — deși peste tot scrie ZUGFeRD.
A putea primi nu este același lucru cu a ajunge
Configurarea unei căsuțe poștale durează o după-amiază. După aceea începe munca propriu-zisă: factura trebuie verificată, contată, aprobată și arhivată — în mod conform (audit-proof), cu setul de date structurat drept original de referință. Exact aici apare blocajul. Multe firme îndeplinesc obligația de primire doar formal și apoi reintroduc datele XML manual. Acest lucru este mai scump decât înainte.
Ce facem noi din aceasta
Facturile primite — fie XRechnung, ZUGFeRD, PDF sau scan de hârtie — le preluăm automat, le extragem datele și le contăm: furnizor, sumă, taxă, cont contabil, centru de cost. Pentru facturile emise, le generăm și le trimitem în formatul cerut, inclusiv flux de aprobare, verificarea duplicatelor și predarea către contabilitate. Ceea ce dura ore sau zile se execută în câteva secunde.
Acest lucru este posibil datorită experienței în procese din vânzări și finanțe, plus experienței cu DATEV, SAP și Oracle — înțelegem documentul, contul și procesul din spate, nu doar tehnica. Iar recunoașterea rulează local, la noi (regex, OCR, propria inteligență artificială), nu într-un cloud străin: facturile dumneavoastră dezvăluie cifre de afaceri, marje și furnizori — acestea nu au ce căuta pe servere străine.
Puteți verifica o factură chiar aici, față de EN 16931 — încărcați sau lipiți, iar raportul apare imediat.
Surse
Tot ce se află pe această pagină poate fi verificat — aici sunt sursele pe care ne bazăm. Cine consultă un furnizor de servicii privind factura electronică ar trebui să poată cere exact acest lucru.
§ 14 UStG ↗ — definiția legală: ce este o factură electronică și ce nu este.
§ 2 UStG ↗ — cine este, de fapt, întreprinzător — „indiferent dacă acesta are capacitate juridică conform altor dispoziții”. De aceea forma juridică nu are niciun rol aici.
§ 27 Abs. 38 UStG ↗ — regimurile tranzitorii — aici se regăsesc termenele și pragul de 800.000 de euro în textul legii.
§ 19 UStG ↗ — cine este Kleinunternehmer: 25.000 de euro în anul precedent, 100.000 de euro în anul în curs — o chestiune de cifră de afaceri, nu de formă juridică.
§ 34a UStDV ↗ — scutirea permanentă pentru micii întreprinzători: facturile acestora pot fi transmise „întotdeauna” ca factură de alt tip.
Circulara BMF din 15 octombrie 2025 (PDF) ↗ — circulara actuală de introducere — aici se precizează, printre altele, că un destinatar fără posibilitatea de a primi nu are dreptul la o factură de alt tip.
XRechnung (KoSIT) ↗ — standardul în sine, întreținut de Oficiul de Coordonare pentru Standarde IT (KoSIT).
ZUGFeRD (FeRD) ↗ — formatul hibrid cu profilurile sale — inclusiv cele două care nu sunt suficiente.
Nu doriți să construiți singur acest lucru? Vorbiți cu noi — ne ocupăm de primirea, verificarea și trimiterea facturilor dumneavoastră electronice.
Versiune: iulie 2026. Această pagină reflectă situația actuală și nu înlocuiește consultanța fiscală sau juridică. Pentru cazul dumneavoastră concret — de exemplu întrebarea dacă pragul de 800.000 de euro vi se aplică — discutați cu consultantul dumneavoastră fiscal; pentru implementarea tehnică, discutați cu noi.